quarta-feira, 25 de janeiro de 2012

Eventos corporativos combinam com... qualidade de vida!



gerente eventos Pablo Sainz Fuentes
Um  estudo  apresentado  no  início  do  ano  2012  pela Amadeus  - www.amadeus.com  destaca que, atualmente, nos países emergentes, 71% das pessoas que viajam para reuniões de negócios complementam suas atividades profissionais com opções de lazer. E teria sido observada, ainda, uma tendência de forte crescimento nesse sentido.

A ideia de acrescentar valor cultural e diversão às viagens de trabalho vem sendo não só aceita, mas estimulada por algumas empresas no mundo todo. Viagens de trabalho costumam ser cansativas e desgastantes para funcionários e executivos, mas essa situação pode ser amenizada com um pouco de senso de oportunidade.

Incentivar a combinação de trabalho com lazer parece fazer parte cada vez mais de um processo de amadurecimento de grandes empresas e instituições, e essa nova mentalidade estaria tomando conta dos eventos corporativos. E o que é mais importante: esse processo estaria sendo visto como algo benéfico que em nada afeta os resultados corporativos.

Uma rápida olhada em programas, relatórios e publicações relativas a eventos nacionais e internacionais nos permitiria acompanhar esta tendência que deverá se consolidar nos próximos anos. Viagens de trabalho que incorporam qualidade de vida, ao que tudo indica, uma feliz reinvenção do setor de eventos e turismo.

Divulgação: VII Encontro do Setor de Feiras e Eventos


feiras eventos encontro
Mais uma edição do Encontro do Setor de Feiras e Eventos será realizada no dia 2 de fevereiro em São Paulo, no WTC Convention Center.

Este ano, o tradicional encontro será dedicado às inúmeras oportunidades que surgem para o setor, graças ao singular momento econômico que vive o Brasil e pela movimentação de negócios que será gerada a partir da realização da Copa do Mundo e das Olimpíadas. Daí o sugestivo tema: “Visão de Futuro”.

O encontro certamente irá propiciar o relacionamento entre empresas e profissionais de eventos, reunindo num mesmo lugar empresários e importantes executivos do setor. Já foi confirmada a palestra de Armando Arruda, presidente da União Brasileira dos Promotores de Feiras – Ubrafe, com o título: “Visão de futuro: o setor de feiras e eventos nos próximos cinco anos.

E para debater o tema foram convidados importantes nomes do setor, entre os quais: Caio Luiz de Carvalho e Milton Longobardi, da SPTuris; professor Luiz Marins; Sérgio Pasqualin, do Expo Center Norte; Winston Chagas, do Centro de Convenções Frei Caneca; Toni Sando, do São Paulo Convention e Visitors Bureau; Angelo Derenze, da Casa Cor e Jorge Alves de Souza, da Couromoda. A mediação ficará a cargo de Octavio Neto.

O VII Encontro do Setor de Feiras e Eventos chega até nós num momento importante para o setor, e poderá representar a largada para um feliz 2012 cheio de excelentes realizações e negócios no setor de feiras e eventos no Brasil.

quinta-feira, 19 de janeiro de 2012

Eventos internacionais aumentam a procura por profissionais bilíngues


evento internacional idioma estrangeiro
Evento internacional realizado em Brasília
Foto: Charles Damasceno

A economia brasileira não para de crescer, se posicionando cada vez mais na contramão da crise que atualmente afeta o mundo. Isso é uma excelente notícia para os brasileiros, e para todos aqueles que, de uma forma ou de outra, residimos neste maravilhoso país.

Esta “bonança” econômica tem colocado o Brasil numa posição de destaque no mundo, agigantando a presença do País no cenário internacional. Mas como é que os profissionais de eventos poderíamos nos beneficiar dessa situação peculiar?

A nova realidade vem levando o governo e as principais instituições e empresas brasileiras a marcar uma presença cada vez maior em feiras e outros grandes eventos realizados pelo mundo, ao tempo que vem posicionando o País na rota dos mais importantes eventos e megaeventos internacionais.

Mas, será que o Brasil conta com infra-estrutura adequada para atender essa demanda surpreendente por eventos internacionais? E aquilo que toca mais de perto aos colegas da nossa categoria: será que contamos com suficientes profissionais de eventos qualificados e capacitados para atender essa crescente demanda por eventos internacionais?

Embora tenha se avançado bastante nos últimos anos, falta ainda maior profissionalização do mercado de eventos no Brasil, e falta qualificação a grande parte dos profissionais do nosso setor. Uma das maiores limitações no que se refere a eventos internacionais no Brasil tem a ver com a carência de bons profissionais de eventos com domínio de línguas estrangeiras, principalmente inglês e espanhol.

Essa é uma deficiência que deverá ser sanada o mais rapidamente possível, e aqueles profissionais que invistam no estudo de línguas estrangeiras contarão com um diferencial importante, que fará com que sejam valorizados de forma significativa pelo mercado de eventos internacionais no curto e meio prazos.

quarta-feira, 18 de janeiro de 2012

Como lidar com a insatisfação de clientes em eventos?


insatisfacao_clientes_eventos_corporativos
Evento do Ministério da Justiça, Brasil
Foto: Charles Damasceno
Mesmo treinados para agir com elegância e imediatez diante de situações adversas e imprevistas, os profissionais de eventos devemos tomar sempre alguns cuidados adicionais na hora de nos deparar com a eventual insatisfação de um cliente.

A primeira reação de qualquer pessoa ante um questionamento desagradável ou constrangedor é se colocar numa posição defensiva, mas essa atitude nos conduz geralmente ao desentendimento e à incompreensão. Cabe a nós, profissionais de eventos, tentar impedir que a insatisfação de um cliente se transforme em motivo de discórdia ou discussão, ainda menos durante a montagem ou realização de um evento.

Os profissionais de eventos devemos agir sempre com inteligência emocional, oferecendo ao cliente a oportunidade de manifestar da melhor forma os motivos da insatisfação. Evitemos ficar o tempo todo debatendo ou contra-argumentando, isso só faria com que o cliente insista ainda mais na posição que ele defende e não vai melhorar a situação.

Devemos refletir sobre o que está sendo argumentado pelo cliente e tentar encontrar elementos que levem a uma melhor compreensão do que possa estar acontecendo, e, se for possível, a uma solução parcial ou total daquilo que teria motivando a insatisfação.

Pode até soar um pouco estranho aos nossos ouvidos, mas clientes muitas vezes têm mesmo a razão. E no trato com um cliente insatisfeito às vezes é mais produtivo e benéfico para nós poder encontrar elementos de concordância e compreensão do que simplesmente discordar.

Nunca podemos esquecer que, em caso de percebermos alguma falha nossa, o mais correto será agir com honestidade, manifestar ao cliente as nossas sinceras desculpas e tentar, dentro do que for possível, corrigir a situação. E mais, se o caso realmente o merecesse, seria interessante oferecer ainda ao cliente algum tipo de compensação ou reparação.

Atitudes que nos possibilitam, como profissionais de eventos, mostrarmos respeito e consideração pelo cliente, rendem geralmente excelentes resultados e nos permitem atingir o maior dos objetivos: a satisfação cada vez maior dos clientes pela excelência na prestação dos nossos serviços!

Gafes de apresentadores em Hollywood

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Em 1934, Will Rogers protagonizou uma das maiores saias-justas do Oscar. Ao anunciar o prêmio de melhor direção, ele apenas disse: "Venha buscá-lo, Frank". Frank Capra, que concorria por Dama por um Dia se levantou sorridente e foi até o palco. O problema é que o "Frank" em questão não era ele, e sim Frank Lloyd, agraciado pelo filme Cavalgada. O momento poderia ter sido apenas uma gafe, mas marcou a vida de Capra para sempre. Em sua autobiografia, o diretor escreveu: "Foi a mais longa, triste e difícil caminhada da minha vida."

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Apresentadoras também pisam na bola. Rita Hayworth nunca disputou um Oscar, mas sempre marcou presença nas festas de premiação. Em 1964, a atriz anunciou o vencedor na categoria "melhor diretor". Míope, ela se viu em apuros ao ter que ler o nome do vencedor em letras tão pequenas. Por causa da sua deficiência visual, Hayworth chamou o vencedor - "Tony" Richardson, por As Aventuras de Tom Jones - de "Donny". O diretor não estava presente, o que amenizou a gafe da atriz. 

Coordenador de Eventos entre as profissões mais estressantes


coordenador evento estressante
René Portocarrero
Recebi, por indicação do bom amigo e colega Sid Félix, da página Profissionais de Eventos (PDES), o link de uma pesquisa recentemente publicada nos Estados Unidos e que demonstra algo que todos nós, profissionais de eventos, não apenas sabemos, mas sentimos “na pele”: a nossa é uma das profissões mais estressantes que existe.

Segundo a pesquisa realizada nos Estados Unidos pelo site CareerCast e publicada também no Brasil pela revista Exame, a profissão de “coordenador de eventos” estaria na 6ª colocação entre as mais estressantes de 2012, atrás somente de: soldado alistado, bombeiro, piloto de avião, general militar e policial.

Entre os critérios utilizados na pesquisa para determinar o nível de estresse encontravam-se: competitividade, prazos de execução, potencial de crescimento, quantidade de viagens, esforço físico, interação com público, condições ambientais, riscos no trabalho e riscos para a vida de outras pessoas ou para a própria vida.

O “mérito” pela 6ª colocação (se é que poderíamos chamá-lo de mérito), não se restringe apenas aos “coordenadores de eventos”, termo empregado pela pesquisa. Deverá ser extensivo a todos os profissionais do setor, sejam promotores, produtores, coordenadores, supervisores, diretores, gerentes, gestores ou qualquer uma das tantas denominações que os profissionais de eventos recebem, e deverá se estender também, por que não, aos nossos colegas fornecedores.

Deve ser motivo de orgulho, sim, saber que prestamos os nossos serviços nos submetendo a elevados níveis de dificuldade, e nesse sentido a pesquisa torna-se um reconhecimento ao belíssimo trabalho que realizamos. Mas deverá servir também como mais um alerta para todos os profissionais de eventos, diante da necessidade de aprendermos a lidar com situações extremas, cientes de que o estresse, se não for bem administrado, poderá afetar a nossa saúde.

Ver matéria publicada sobre o assunto pela revista Exame >>>

segunda-feira, 16 de janeiro de 2012

Itamaraty: a mais “glamourosa” das contas de eventos


eventos corporativos Itamaraty
Cúpula Brasil, China, Índia e Rússia - Palácio Itamaraty

O Palácio Itamaraty, no Ministério das Relações Exteriores, é palco toda semana de vários eventos das mais diversas categorias, que vão desde simples reuniões de trabalho entre diplomatas, cursos, palestras e seminários, até elegantes jantares e recepções oferecidas a excelentíssimos chefes de Estado e de Governo.

Para tomar conta de tantas e tão diversas cerimônias, existe, logicamente, um respeitável Cerimonial; mas para a produção em si dos eventos e a subcontratação dos serviços e sublocação de equipamentos e outros itens necessários, é contratada, mediante licitação pública, uma empresa especializada em eventos.

Desde o fim da Fundação Cabo Frio, em 1994, ocuparam essa distinta função, por diversos períodos, a DMF Congressos, a Aplauso Eventos e a A&C Eventos, todas grandes empresas radicadas em Brasília e que instalaram parte das suas estruturas dentro do próprio Ministério das Relações Exteriores.

Os eventos produzidos por essas empresas no Palácio Itamaraty contam sempre com o sabor especial que lhes confere o refinado mundo da diplomacia; mas os diversos profissionais de eventos que para elas prestam serviços, embora se mostrem orgulhosos por lidar com tanta sofisticação e requinte, sofrem de pressões extremas para colocar em prática as incontáveis exigências dos clientes diplomatas.

Fui testemunha tanto do orgulho quanto do desgaste provocado entre esses profissionais de eventos por tamanha procura pela excelência. Dois anos no cargo de supervisor da A&C Eventos, no escritório da empresa no Itamaraty, me propiciaram parte importante da experiência em eventos que hoje carrego. Ter diplomatas por clientes é sempre uma grande honra, mas é também garantia de trabalho intenso com vistas a satisfazer exigências extremas.

Em dezembro de 2011 foi realizada nova licitação para contratação da empresa que substituirá a A&C Eventos. Até agora não foi definida oficialmente a vencedora, mas seja lá qual for, desejamos à empresa vitoriosa muito sucesso no comando dessa que é, sem dúvida, a mais “glamourosa” de todas as contas de eventos do Brasil.

Em eventos no final sempre dá certo? Quem foi que disse!

Apenas uma pequena amostra do quanto é importante redobrarmos a atenção  e nunca descuidar os mínimos detalhes. Em eventos, acidentes também acontecem!

En novembro de 2010, o show de Ivette Sangalo em Ribeirão Preto quase foi cancelado. O teto do palco do Skol Folia, onde a cantora iria se apresentar, desabou, deixando dois técnicos feridos. Afortunadamente não se reportaram vítimas fatais. Por causa do acidente, a apresentação foi transferida para um trio elétrico.

desabamento palco estrutura evento


Já em agosto de 2011,  o desabamento de um outro palco no estado de Indiana, EUA, durante uma feira onde seria realizado um show, provocou a morte de 5 pessoas e deixou mais de 40 feridos.  A tragédia ocorreu quando uma rajada estremeceu a estrutura do palco. "Subitamente houve uma segunda rajada de vento e o palco começou a se inclinar lentamente. A arquibancada começou a tremer. Todos começaram instantaneamente a correr para poder escapar do local", comentou uma testemunha, Jason Scofield, à emissora de televisão WTHR.

acidente palco estrutura eventos
Foto tomada do site http://www.jb.com.br

domingo, 15 de janeiro de 2012

Facilitando a preparação dos intérpretes


tradutores e interpretes
Uma das maiores dificuldades que encontram os profissionais que prestam serviços de interpretação simultânea e consecutiva é receber, com a antecedência necessária, informações sobre os temas que serão abordados no evento para o qual estão sendo contratados.

O ideal seria que os intérpretes recebessem dias antes do evento não só os temas que serão tratados, mas também cópia dos papers e outros documentos que irão ser apresentados. A programação do evento, apresentações de slides, roteiro do locutor, nomes e cargos de palestrantes e autoridades convidadas, material impresso que será distribuído aos convidados, entre outros, também são de suma importância para garantir a correta preparação dos intérpretes.

O acesso prévio a essas informações por parte dos profissionais da interpretação permitirá que os mesmos pesquisem a terminologia, preparem glossários técnicos e até padronizem com os colegas de cabine a tradução de alguns termos e frases em particular.

Faz já 20 anos que adentrei no mundo da tradução em eventos, e desde então vejo a constante insatisfação dos intérpretes pela falta de compreensão de alguns profissionais de eventos, que custam a entender a importância desse procedimento, ou inclusive de clientes e palestrantes, alguns dos quais se mostram receosos de encaminhar essa documentação por questões de confidencialidade.

Por isso, deixo aqui o meu pedido para que os intérpretes possam contar com o apoio de produtores, coordenadores, supervisores, gerentes e outros profissionais de eventos, assim como de clientes e palestrantes, para que, juntos, possamos profissionalizar cada vez mais a produção de eventos no Brasil.

sexta-feira, 13 de janeiro de 2012

Registro Eletrônico de Hóspedes facilitará comprovação de serviços prestados por empresas de eventos

sistema nacional registro hospedes
Registro de hóspedes em hotel
A implantação do Sistema Nacional de Registro de Hóspedes – SNRHos, facilitará em muito uma das exigências mais insistentes da CGU e outras entidades de fiscalização e controle dos órgãos públicos no que se refere à produção de eventos corporativos: a comprovação de hospedagem dos convidados aos eventos.

O sistema, que irá armazenar em meio eletrônico as fichas de registro preenchidas pelos hóspedes ao fazer o check-in no hotel, iniciará sua implantação em junho deste ano nas 12 cidades-sede da Copa do Mundo da Fifa 2014, mas o Ministério do Turismo prevê que até dezembro já esteja funcionando na rede hoteleira de todo o país.

Atualmente, as empresas de eventos que prestam serviços para o governo federal precisam comprovar o número real de convidados ao evento que se hospedaram em determinado hotel, mas esta comprovação é feita apenas por meio de comprovantes impressos encaminhados pelos hotéis, e os dados nem sempre são suficientes.

Por isso, embora tenha sido idealizado para modernizar e melhorar a prestação dos serviços para o turista em geral, o sistema de Registro Eletrônico de Hospedagem representa também uma interessante contribuição que permitirá profissionalizar ainda mais o mercado de eventos corporativos no Brasil.

quarta-feira, 11 de janeiro de 2012

Feira do profissional de eventos – 2012

Feira EBS Evento Business Show
A conhecida EBS (Evento Business Show) – Feira de Destinos, Espaços e Fornecedores para Eventos Corporativos, Esportivos, Shows e Gastronomia, será realizada este ano no Centro de Convenções Frei Caneca, em São Paulo, nos dias 23 e 24 de maio.

Esta feira, que chega agora à sua 10ª edição, vem se consolidando nos últimos anos como um dos principais foros de debate das estratégias do mercado de eventos, trazendo as novidades em produtos e serviços destinados a esse setor.

Está prevista a presença de no mínimo 100 expositores e um público de mais de 4.000 visitantes, entre profissionais gestores e especialistas nas áreas de eventos, marketing, RH, treinamento e compras de inúmeras empresas e entidades. Será, sem dúvida, uma excelente oportunidade também para conhecer e compartir com profissionais de eventos de todo Brasil.

Segundo os organizadores, o objetivo central da feira é trazer ao profissional de eventos, num único local, o que há de mais avançado em produtos e serviços necessários para a realização de qualquer tipo de evento, seja ele de pequeno, mediano ou grande porte.

Para todos os visitantes o credenciamento na feira é obrigatório, mas será garantida entrada franca para os profissionais da área de eventos.  

Para maiores informações e contato com os organizadores, acessar: www.feiraebs.com.br
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Data: 19 e 20 de maio
Local: Centro de Convenções Frei Caneca - Rua Frei Caneca, 569 – Consolação, São Paulo-SP.
Horário: 13h30 às 20h00

terça-feira, 10 de janeiro de 2012

A “virtualização” do mundo dos eventos

eventos virtuais
Virtual Events User Experience - VUE 2010
Lembro na minha adolescência, morando ainda em Havana, que em certa ocasião o colombiano Gabriel García Márquez, premio Nobel de Literatura, fez um comentário que motivou um grande debate: segundo ele, os livros impressos em papel seriam feios y sem graça, e iriam perder cada vez mais a preferência do público diante de outros meios mais simpáticos, como a televisão e o cinema.
 
Como era de se esperar, poucos concordaram com o comentário do respeitadíssimo Nobel, e eu fui no embalo, e também discordei. Um par de décadas se passaram, e hoje, vendo como os meus dois filhos adolescentes interagem com a tecnologia, agora sou eu quem não consegue imaginar os meus futuros netos lendo sequer um único documento, livro, revista ou jornal impresso em papel.
 
Veio-me à mente aquele comentário de García Marquez porque andei nesses dias pesquisando um pouco sobre o futuro dos eventos, e mais uma vez me deparei com o debate entre o antigo e o novo. E, com o maior respeito para os que pensam diferente, tudo me leva a crer que caminhamos em direção a um mundo onde inevitavelmente nos distanciaremos cada vez mais dos velhos e saudosos eventos presenciais. Vejo mais, em breve, eles poderão ter se transformado em apenas uma simpática lembrança de décadas passadas.
 
Quem ainda não recebeu um convite para participar num evento virtual pode aguardar apenas mais um pouco. Continuaremos sendo convidados para todo tipo de eventos: reuniões, cursos, conferências, simpósios, foros, congressos, feiras, etc.; mas estaremos presentes em muitos deles através da tela de um computador, ipad, iphone, black barry, android, windows phone ou de qualquer outra nova “engenhoca” virtual que seja criada, auxiliados sempre por ferramentas especiais de alta tecnologia.
 
Chego a essa conclusão (que em nada surpreenderia aos meus filhos!) não por falta de bons argumentos contrários. Na minha busca pela internet encontrei inúmeras teses e teorias interessantíssimas sobre o quão imprescindível resulta o “contato físico”, o “olho-no-olho”, o “tapinha nas costas” ou aquela “conversa de corredor” para se atingir os objetivos que levam à realização de um evento. Mas esses argumentos não me convencem mais.
 
Consigo fazer uma espécie de exercício mental e imaginar um futuro com muitos e muitos eventos, ou quase todos, sendo realizados totalmente “à distância”, ao tempo que enxergo também inúmeros profissionais de eventos trabalhando em seus equipamentos eletrônicos, focados na excelência da produção virtual e tentando de tudo para garantir a satisfação dos seus clientes.
 
Os profissionais de eventos deverão acompanhar de perto essas mudanças tecnológicas no mundo dos eventos, e se adaptar aos novos desafios que se impõem. Eles, em maior ou menor medida, continuarão sendo necessários para garantir a produção e o bom andamento dos eventos, nem que seja não mais no auditório de um imponente centro de convenções, e sim, por trás de uma discreta tela de um equipamento eletrônico.

Feiras virtuais atraem cada vez mais organizadores, expositores e visitantes

feiras virtuais organizadores expositores e visitantes
Estande virtual da empresa MAM, Feira Expobaby.
(foto: reprodução PEGN)
Acolhedores espaços para exibição e negociação dos mais variados produtos, com baixo custo de locação, e o melhor, à disposição 24 horas por dia durante semanas ou meses! Sim, essa maravilha existe, são as chamadas feiras virtuais, um segmento que cresce e se consolida no mercado nacional e internacional de eventos.

As feiras virtuais podem funcionar de forma independente o como complemento de uma feira presencial, nesse último caso acrescentando abrangência e audiência ao evento. E qualquer pessoa interessada, após realizar um simples cadastro gratuito, pode se transformar em um visitante e percorrer a feira na hora que bem entender e quantas vezes quiser.

Da mesma forma que em uma feira presencial, nas feiras virtuais os expositores pagam pelos espaços e constroem estandes online onde apresentam seus produtos, catálogos de fotos e vídeos com palestras e outras informações, e podem ainda fazer uso de canais interativos para estabelecer comunicação online com os visitantes.

As ferramentas interativas especialmente criadas para a montagem e funcionamento dessas feiras permitem a construção virtual de áreas para recepção, pavilhões de exposições, salas de reuniões, espaços para conferências e tudo mais que existe em uma feira presencial. Mas os valores pagos pelos expositores resultam extraordinariamente mais em conta.

Existem, ainda, outras vantagens para os expositores, como a economia com transporte de produtos, mão de obra, deslocamento de equipes ou montagens de infra-estrutura física, entre outras. O baixo custo do investimento e a abrangência permitida pela da internet se transformam nos principais atrativos destas feiras.

Embora questionada pelo fato de reduzir o contato pessoal, aos olhos de muitos investidores a feira virtual termina compensando, não só pelos seus custos menores, mas por permitir o acesso a um elevado número de visitantes, tanto regionais quanto nacionais e internacionais. E se tudo isso ainda fosse pouco, pode se ter a certeza de estar contribuindo para o desenvolvimento de uma economia cada vez mais limpa e sustentável.

Veja outras informações publicadas sobre o tema "feiras virtuais" em:
Revista PEGN >>>
Estadão >>>

terça-feira, 3 de janeiro de 2012

Eventos corporativos e infraestrutura hoteleira

eventos corporativos infraestrutura hoteleira FJ Producoes
Campanha de doação de órgãos do Min. Saúde
Embora concebida na maioria das vezes para atender o turismo tanto nacional quanto internacional, a infraestrutura hoteleira existente no Brasil tem se mostrado bastante receptiva à industria dos eventos corporativos.

O mercado desse tipo de eventos passou a depender cada vez mais da infraestrutura hoteleira, mas encontra dificuldades motivadas pela carência de espaços físicos apropriados e pela pouca disponibilidade de hospedagens em determinados períodos do ano.

Muitos eventos corporativos vêm sendo cancelados ou forçados a mudar de data ou de local diante da dificuldade de contratação de espaços físicos para sua realização, situação que costuma se agravar no segundo semestre de cada ano, quando a concentração deste tipo de eventos aumenta de forma significativa, sobretudo nas principais capitais do país.

Recentemente, o Ministério do Turismo anunciou uma estimativa de investimento de 10 bilhões na construção de 324 novos empreendimentos hoteleiros até o ano 2019, mas essa previsão não deverá satisfazer o mercado, pois se mostra insuficiente para atender a demanda crescente no setor hoteleiro nacional.

Enquanto isso, e diante do substancial aumento da demanda hoteleira motivada pela realização nos próximos anos dos já anunciados megaeventos esportivos, resta às empresas de eventos e seus clientes a certeza de uma disputa ainda mais acirrada pela contratação de espaços físicos e hospedagem para a realização dos seus eventos corporativos.